Kotomono.co – Bagi yang bingung mengenai apa itu softcopy dan hardcopy beserta contohnya, silahkan simak ulasan informasi singkat dibawah ini.

Hard copy merujuk pada salinan informasi yang dicetak dari komputer, sedangkan soft copy mengacu pada file yang dilihat melalui layar komputer. Saat ini, semua jenis data yang dibuat dan dibaca dapat dibedakan menjadi dua bentuk yang berbeda, yaitu hardcopy dan softcopy.

Kedua bentuk ini memiliki tujuan dasar sebagai alat presentasi atau penyimpanan materi dan data tertulis. Menurut Techopedia, hardcopy adalah salinan informasi yang dicetak dari komputer. Istilah ini mencakup segala jenis dokumen seperti kertas, memo, formulir pemesanan, surat, iklan cetak, buku, katalog, dan sebagainya.

Keuntungan dari hardcopy adalah dapat diakses oleh semua orang di mana saja tanpa memerlukan komputer. Terkadang, istilah ini juga disebut sebagai printout. Pada hardcopy, output dicetak di atas kertas dan kadang-kadang disebut sebagai salinan permanen.

Di sisi lain, softcopy merujuk pada sebuah file yang dilihat melalui layar komputer. Dokumen-dokumen ini dibuat menggunakan perangkat lunak pengolah teks seperti Open Office atau Microsoft Word. Pengelolaan dokumen softcopy berbeda dari hardcopy tradisional yang mendahului kemajuan media digital pada akhir abad ke-20 dan awal abad ke-21.

BACA JUGA: 5 Cara Mudah Transfer Uang Antar Bank

Namun, softcopy memiliki beberapa keterbatasan yang terkait dengan kerusakan perangkat keras. Perbedaan dalam hal daya tahan, portabilitas, dan penggunaan perlu dipertimbangkan saat merencanakan dokumen dalam bentuk softcopy atau hardcopy khusus. Beberapa contoh softcopy termasuk e-book, dokumen Word, file PDF, presentasi Power Point, dan sejenisnya.

Softcopy juga dapat ditemui ketika kita mengumpulkan tugas atau mengirimkan data melalui email dan sejenisnya. Data yang disimpan dalam format .docx atau .ppx pada flashdisk dapat disebut sebagai soft copy. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa softcopy mengacu pada data yang masih berada dalam bentuk penyimpanan dan belum diubah menjadi bentuk cetak atau print out.

Terdapat beberapa istilah yang berkaitan dengan dokumen softcopy:

Dokumentasi (Documentation): Merupakan kumpulan catatan hasil kerja. Dokumentasi ini mencakup deskripsi tertulis program, termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang diperlukan, dan ditulis dalam bentuk algoritma.
Document Per Minute (DPM): Merupakan jumlah dokumen yang diproses dalam satu menit.
Document Root: Merupakan direktori dalam sistem file server web yang menjadi akar dari semua file yang tersedia untuk dokumen.

Perbedaan Softcopy dan Hardcopy

Jika masih bingung, maka lihat saja info berikut mengenai perbedaan antara softcopy dan hardcopy sebagaimana saya dikutip dari situs Geeksforgeeks:

No	Softcopy	Hardcopy
1	File dokumen tidak dicetak	File dokumen dicetak
2	Berwujud digital	Berwujud fisik/salinan fisik
3	Salinan sementara	Salinan permanen
4	Perlu antarmuka elektronik	Tidak perlu antarmuka komputer atau ponsel
5	Mudah dibawa	Tidak mudah dibawa
6	Tidak menempati ruang fisik	Menempati ruang fisik yang nyata
7	Dibagikan ke email, WhatsApp, dan lain lain	Dibagikan secara langsung
8	Murah / terjangkau	Relatif mahal untuk produksinya
9	Lebih disukai dalam karya resmi	Lebih disukai untuk tujuan pribadi
10	Dapat diubah	Tidak dapat diubah
11	Tidak berat karena disimpan pada penyimpanan komputer	Berat secara fisik karena perlu ruangan penyimpanan
12	Tidak terjadi aus	Sering terjadi aus
13	Rentan pencurian cyber	Tidak ada pencurian data cyber
14	Contoh softcopy: ebooks, file pdf, dokumen word, presentasi ppt	Contoh hardcopy: buku, surat resmi, catatan, surat kabar, majalah

Cara Merubah Hardcopy ke Softcopy

Untuk mengubah hardcopy menjadi softcopy, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pindai Dokumen

Gunakan scanner untuk memindai dokumen hardcopy yang ingin Anda ubah menjadi softcopy. Pastikan scanner terhubung dengan komputer Anda dan sesuaikan pengaturan resolusi dan format gambar yang diinginkan.

2. Simpan sebagai File

Setelah proses pemindaian selesai, Anda akan mendapatkan file gambar yang berisi dokumen tersebut. Simpan file tersebut dengan format yang sesuai, seperti JPEG atau PDF. Anda juga dapat menggunakan aplikasi pengeditan gambar untuk memperbaiki kualitas dan memotong gambar sesuai kebutuhan.

BACA JUGA: Panduan Lengkap Menggunakan Android Device Manager, Buat Lacak HP!

3. Optical Character Recognition (OCR)

Jika dokumen yang dipindai berisi teks yang ingin Anda edit atau salin, Anda dapat menggunakan perangkat lunak OCR (Optical Character Recognition). Aplikasi OCR akan membaca teks dari gambar dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diedit. Ada banyak aplikasi OCR yang tersedia secara online atau sebagai perangkat lunak yang dapat diunduh.

4. Edit dan Konversi

Setelah teks telah diakses melalui OCR, Anda dapat mengeditnya sesuai kebutuhan menggunakan program pengolah kata seperti Microsoft Word atau aplikasi pengedit PDF. Anda dapat mengubah format, menghapus atau menambahkan teks, serta mengatur tata letak dokumen sesuai preferensi.

5. Simpan Softcopy

Setelah selesai mengedit dan mengonversi dokumen, pastikan untuk menyimpannya sebagai file softcopy. Pilih format file yang sesuai, seperti DOCX untuk dokumen Word atau PDF untuk dokumen yang tidak dapat diedit. Simpan file tersebut di lokasi yang mudah diakses di komputer atau penyimpanan data Anda.