Kotomono.co – Bagi yang bingung mengenai apa itu softcopy dan hardcopy beserta contohnya, silahkan simak ulasan informasi singkat dibawah ini.
Hard copy merujuk pada salinan informasi yang dicetak dari komputer, sedangkan soft copy mengacu pada file yang dilihat melalui layar komputer. Saat ini, semua jenis data yang dibuat dan dibaca dapat dibedakan menjadi dua bentuk yang berbeda, yaitu hardcopy dan softcopy.
Kedua bentuk ini memiliki tujuan dasar sebagai alat presentasi atau penyimpanan materi dan data tertulis. Menurut Techopedia, hardcopy adalah salinan informasi yang dicetak dari komputer. Istilah ini mencakup segala jenis dokumen seperti kertas, memo, formulir pemesanan, surat, iklan cetak, buku, katalog, dan sebagainya.
Keuntungan dari hardcopy adalah dapat diakses oleh semua orang di mana saja tanpa memerlukan komputer. Terkadang, istilah ini juga disebut sebagai printout. Pada hardcopy, output dicetak di atas kertas dan kadang-kadang disebut sebagai salinan permanen.
Di sisi lain, softcopy merujuk pada sebuah file yang dilihat melalui layar komputer. Dokumen-dokumen ini dibuat menggunakan perangkat lunak pengolah teks seperti Open Office atau Microsoft Word. Pengelolaan dokumen softcopy berbeda dari hardcopy tradisional yang mendahului kemajuan media digital pada akhir abad ke-20 dan awal abad ke-21.
BACA JUGA: 5 Cara Mudah Transfer Uang Antar Bank
Namun, softcopy memiliki beberapa keterbatasan yang terkait dengan kerusakan perangkat keras. Perbedaan dalam hal daya tahan, portabilitas, dan penggunaan perlu dipertimbangkan saat merencanakan dokumen dalam bentuk softcopy atau hardcopy khusus. Beberapa contoh softcopy termasuk e-book, dokumen Word, file PDF, presentasi Power Point, dan sejenisnya.
Softcopy juga dapat ditemui ketika kita mengumpulkan tugas atau mengirimkan data melalui email dan sejenisnya. Data yang disimpan dalam format .docx atau .ppx pada flashdisk dapat disebut sebagai soft copy. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa softcopy mengacu pada data yang masih berada dalam bentuk penyimpanan dan belum diubah menjadi bentuk cetak atau print out.
Terdapat beberapa istilah yang berkaitan dengan dokumen softcopy:
- Dokumentasi (Documentation): Merupakan kumpulan catatan hasil kerja. Dokumentasi ini mencakup deskripsi tertulis program, termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang diperlukan, dan ditulis dalam bentuk algoritma.
- Document Per Minute (DPM): Merupakan jumlah dokumen yang diproses dalam satu menit.
- Document Root: Merupakan direktori dalam sistem file server web yang menjadi akar dari semua file yang tersedia untuk dokumen.
Perbedaan Softcopy dan Hardcopy
Jika masih bingung, maka lihat saja info berikut mengenai perbedaan antara softcopy dan hardcopy sebagaimana saya dikutip dari situs Geeksforgeeks:
No | Softcopy | Hardcopy |
1 | File dokumen tidak dicetak | File dokumen dicetak |
2 | Berwujud digital | Berwujud fisik/salinan fisik |
3 | Salinan sementara | Salinan permanen |
4 | Perlu antarmuka elektronik | Tidak perlu antarmuka komputer atau ponsel |
5 | Mudah dibawa | Tidak mudah dibawa |
6 | Tidak menempati ruang fisik | Menempati ruang fisik yang nyata |
7 | Dibagikan ke email, WhatsApp, dan lain lain | Dibagikan secara langsung |
8 | Murah / terjangkau | Relatif mahal untuk produksinya |
9 | Lebih disukai dalam karya resmi | Lebih disukai untuk tujuan pribadi |
10 | Dapat diubah | Tidak dapat diubah |
11 | Tidak berat karena disimpan pada penyimpanan komputer | Berat secara fisik karena perlu ruangan penyimpanan |
12 | Tidak terjadi aus | Sering terjadi aus |
13 | Rentan pencurian cyber | Tidak ada pencurian data cyber |
14 | Contoh softcopy: ebooks, file pdf, dokumen word, presentasi ppt | Contoh hardcopy: buku, surat resmi, catatan, surat kabar, majalah |
Cara Merubah Hardcopy ke Softcopy
Untuk mengubah hardcopy menjadi softcopy, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Pindai Dokumen
Gunakan scanner untuk memindai dokumen hardcopy yang ingin Anda ubah menjadi softcopy. Pastikan scanner terhubung dengan komputer Anda dan sesuaikan pengaturan resolusi dan format gambar yang diinginkan.
2. Simpan sebagai File
Setelah proses pemindaian selesai, Anda akan mendapatkan file gambar yang berisi dokumen tersebut. Simpan file tersebut dengan format yang sesuai, seperti JPEG atau PDF. Anda juga dapat menggunakan aplikasi pengeditan gambar untuk memperbaiki kualitas dan memotong gambar sesuai kebutuhan.
BACA JUGA: Panduan Lengkap Menggunakan Android Device Manager, Buat Lacak HP!
3. Optical Character Recognition (OCR)
Jika dokumen yang dipindai berisi teks yang ingin Anda edit atau salin, Anda dapat menggunakan perangkat lunak OCR (Optical Character Recognition). Aplikasi OCR akan membaca teks dari gambar dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diedit. Ada banyak aplikasi OCR yang tersedia secara online atau sebagai perangkat lunak yang dapat diunduh.
4. Edit dan Konversi
Setelah teks telah diakses melalui OCR, Anda dapat mengeditnya sesuai kebutuhan menggunakan program pengolah kata seperti Microsoft Word atau aplikasi pengedit PDF. Anda dapat mengubah format, menghapus atau menambahkan teks, serta mengatur tata letak dokumen sesuai preferensi.
5. Simpan Softcopy
Setelah selesai mengedit dan mengonversi dokumen, pastikan untuk menyimpannya sebagai file softcopy. Pilih format file yang sesuai, seperti DOCX untuk dokumen Word atau PDF untuk dokumen yang tidak dapat diedit. Simpan file tersebut di lokasi yang mudah diakses di komputer atau penyimpanan data Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengubah dokumen hardcopy menjadi softcopy yang dapat diedit dan disimpan dalam format digital.
Tulis Komentar Anda